Fahrplan zur KI-Strategie

Künstliche Intelligenz (KI) ist kein Zukunftsthema mehr. Sie ist in vielen Unternehmen bereits Realität und gestaltet Branchen, Geschäftsmodelle und Märkte grundlegend neu. Unternehmen, die das Thema ignorieren oder auf die lange Bank schieben, geraten ins Hintertreffen. Gerade für den Mittelstand mit seiner hohen Flexibilität und Kundennähe stellt sich daher die entscheidende Frage: Wie kann das Potenzial von KI systematisch und erfolgreich genutzt werden? Eine durchdachte KI-Strategie muss her!

Warum eine KI-Strategie für den Mittelstand so wichtig ist

Einfach machen? Sympathisch, aber riskant!
Eine KI-Strategie ist weit mehr als nur ein Trendpapier und auf jeden Fall keine verschwendete Zeit. Sie schafft klare Orientierung und hilft dabei, Ressourcen gezielt einzusetzen. Ohne eine solche Strategie laufen Unternehmen Gefahr, wichtige Dinge zu übersehen, in Insellösungen zu investieren oder Fehlentscheidungen zu treffen. Mit einer KI-Strategie wird die Effizienz gesteigert, Wettbewerbsvorteile werden gesichert und Innovationen werden systematisch gefördert. Dabei geht es nicht nur darum, Texte von der KI schreiben zu lassen oder Prozesse zu automatisieren, sondern auch darum, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und schneller auf Veränderungen im Markt zu reagieren.

Für den Mittelstand ist eine KI-Strategie besonders relevant, da in der Regel weniger Ressourcen vorhanden sind als in Großkonzernen. Ein schmaler, realistischer Plan, der am Geschäftskern ansetzt, ist hier die Grundlage für den Erfolg.

KI-Readiness im Mittelstand

Während große Konzerne bereits intensiv auf KI setzen, zeigt sich im Mittelstand noch ein anderes Bild. Bisher nutzt nur ein Bruchteil der kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland KI-Anwendungen aktiv. Und wenn, dann eher rudimentär. Das geht aus der aktuellen Kurzstudie „KI und KI-Readiness im Mittelstand“ von WIK-Consult im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz hervor. Häufig bestehen Ängste vor hohen Kosten, begrenzten IT-Ressourcen, einem unklaren Nutzen und einer Überforderung der Belegschaft. Genau hier hilft eine klare Strategie, die das Thema in realistische, machbare Schritte unterteilt und den Kulturwandel proaktiv begleitet.

Von „wir sollten etwas mit KI machen“ zur belastbaren KI-Strategie

 

1. Ausgangslage analysieren und Ziele klar definieren

Der erste und wichtigste Schritt ist die Bestimmung der Ziele bzw. der Probleme, die mit KI gelöst werden sollen. Welche Geschäftsergebnisse sollen mit KI unterstützt werden? Möchte man die Effizienz in der Produktion steigern, den Kundenservice verbessern, Kosten senken oder vielleicht ganz neue Angebote schaffen? Klare, messbare Ziele geben der Strategie eine Richtung. Ebenso wichtig ist eine Bewertung der Ausgangslage in Bezug auf IT- und Datenkompetenzen sowie Datenqualität, um zu wissen, worauf aufgebaut werden kann.

Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten:

• Welche konkreten Probleme oder Herausforderungen in unserem Unternehmen können wir durch KI lösen?
• Wo im Unternehmen können KI-Lösungen den größten Mehrwert schaffen – z. B. in Produktion, Kundenservice, Logistik oder Marketing?
• Welche Daten haben wir bereits, und wie gut sind diese für KI-Anwendungen geeignet?
• Welche Investitionen in Technologie, Infrastruktur und Know-how sind notwendig, um KI erfolgreich einzuführen?
• Wie integrieren wir KI-Projekte am besten in unsere bestehenden Geschäftsprozesse und IT-Systeme?
• Wie schätzen wir die Risiken von KI-Einsätzen ein, insbesondere hinsichtlich Datenschutz, ethischer Vorgaben und Compliance?
• Wie gewinnen und schulen wir Mitarbeitende, um KI-Technologien zu verstehen und anzuwenden?
• Wie messen wir den Erfolg von KI-Initiativen und welchen Return on Investment (ROI) können wir erwarten?
• Welche kurzfristigen und langfristigen Ziele verfolgen wir mit unserer KI-Strategie?
• Wie können wir KI nutzen, um unsere Wettbewerbsfähigkeit im Markt nachhaltig zu stärken und zu differenzieren?

2. Kompetenzen und Verantwortlichkeiten schaffen

Nur mit den richtigen Fähigkeiten können Unternehmen KI-Potenziale voll ausschöpfen und gleichzeitig Risiken minimieren.

Kompetenzen und Mitarbeiterqualifikation sind somit zentrale Bestandteile einer erfolgreichen KI-Strategie. Dahinter steckt die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Belegschaft so weiterzuentwickeln, dass sie KI-Technologien versteht, anwendet und aktiv mitgestaltet. Es geht darum, die vorhandenen Kenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu erfassen, gezielt zu fördern und durch geeignete Trainings, Schulungen und Weiterbildungsprogramme auszubauen. Ebenso wichtig ist es, eine KI-affine Kultur zu schaffen, in der Mitarbeitende den Wandel als Chance begreifen und KI sinnvoll in ihre täglichen Arbeitsprozesse integrieren. Unternehmen müssen passende Kompetenzen identifizieren, Qualifizierungsbedarfe ermitteln und entsprechende Lernangebote schaffen. Dazu gehört auch, spezialisierte Talente zu rekrutieren und Veränderungen durch KI nachhaltig zu gestalten, um Ängste abzubauen und Akzeptanz zu fördern. Führungskräfte sind gefordert, Mitarbeitende zu unterstützen und die Kompetenzentwicklung in der Organisation strategisch zu steuern.
Außerdem ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten zu definieren und beispielsweise KI-Beauftragte oder Lenkungskreise einzurichten.

3. Anwendungsfälle und Quick Wins

Wer alles auf einmal umsetzen möchte, läuft Gefahr, sich zu verzetteln. Besser ist es, konkrete Anwendungsfälle zu definieren und diese nach Machbarkeit, Nutzen und Aufwand zu priorisieren. „Quick Wins“ wie die Einführung von Chatbots oder eine automatisierte Rechnungsprüfung eignen sich oft gut als Starterprojekte. Schnelle Erfolge stärken die Akzeptanz und machen den Mehrwert von KI greifbar.

4. Pilotprojekte durchführen

Kleine, überschaubare Pilotprojekte helfen dabei, Einsatzszenarien zu testen, Ergebnisse messbar zu machen und das Team zu schulen. So wird das Risiko von Fehlinvestitionen reduziert und das Unternehmen sammelt wertvolle Erfahrungen für eine spätere Skalierung.

5. Technische Infrastruktur und Datenschutz

Für einen nachhaltigen Einsatz von KI braucht es eine solide technische Basis: geeignete KI-Plattformen, sichere Cloud- oder On-Premise-Systeme, Schnittstellen zu vorhandenen IT-Systemen sowie klare Regeln für Datenschutz und Compliance. Eine verantwortungsvolle KI-Strategie umfasst klare ethische Leitlinien sowie Datenschutz- und Compliance-Richtlinien, um Transparenz, Fairness und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.

6. Roadmap und Change Management

KI ist ein fortlaufender Prozess. Eine Roadmap zeigt, welche Schritte wann umgesetzt werden sollen, und definiert langfristige Visionen. Ebenso wichtig ist das Change Management: Mitarbeitende sollten frühzeitig informiert werden, um Ängste abzubauen. Es sollten Schulungen angeboten und der Kulturwandel begleitet werden. Nur so wird KI produktiv und akzeptiert genutzt.

Governance, People & Kultur: der unterschätzte Hebel

Bei der Einführung von KI schauen viele Unternehmen zunächst auf Technologie und Tools. Technologie ist allerdings selten das Problem, wenn etwas nicht funktioniert oder die Performance nicht stimmt. Häufiger sind es Probleme in der Organisation, fehlendes Budget, die Unternehmenskultur und uninformierte sowie schlecht geschulte Mitarbeiter. Faktoren wie Organisation, Kompetenzen, verfügbare Ressourcen und die Unternehmenskultur bestimmen, wie schnell und wie wirksam eine KI-Strategie umgesetzt werden kann.

Deshalb gilt es, Strukturen bewusst zu gestalten. Ein KI-Lenkungskreis, in dem die Geschäftsführung, die Fachbereiche, die IT sowie Datenschutz- und Rechtsexperten vertreten sind, sorgt für klare Verantwortlichkeiten und transparente Entscheidungen. Ebenso wichtig sind Richtlinien und ethische Leitlinien, die den Umgang mit Themen wie Transparenz, Erklärbarkeit, Bias oder Datenschutz regeln. Prinzipien wie „Privacy by Design” helfen dabei, Vertrauen aufzubauen und Risiken zu minimieren.

Darüber hinaus ist gezieltes Enablement wichtig: Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeitende sowie der Aufbau von Austauschformaten wie einer Community of Practice, in der Erfahrungen geteilt und voneinander gelernt werden kann. Schließlich darf auch das Change Management nicht zu kurz kommen. Wer frühzeitig informiert, Mitarbeitende einbindet und kleine wie große Erfolge sichtbar macht, steigert nicht nur die Akzeptanz, sondern auch die Begeisterung für das Thema.

Zusammengefasst: Voraussetzungen für eine erfolgreiche KI-Strategie im Mittelstand

• Management-Commitment: Die Geschäftsführung muss das Thema aktiv unterstützen und Ressourcen bereitstellen.
• Datenkultur: Entscheidungen sollten datenbasiert und transparent getroffen werden.
• Investitionsbereitschaft: KI ist keine Einmalinvestition, sondern eine kontinuierliche Weiterentwicklung.
• Kooperationsnetzwerke: Externe Partnerschaften bringen Know-how und Geschwindigkeit, etwa mit Hochschulen, Start-ups oder Technologieanbietern.
• Klare Governance: Regeln für ethischen Umgang, Transparenz und Datenschutz sind essenziell, um Vertrauen intern und extern zu schaffen.

Häufige Startfehler – und wie man sie vermeidet

Viele Unternehmen starten voller Energie und Enthusiasmus in die Welt der KI und stolpern dann doch über typische Fehler, die sich eigentlich leicht vermeiden lassen.

Ein Klassiker ist das „Tool-Shopping“ ohne klaren Use Case: Eine neue Lösung wird schnell ausprobiert oder gar eingeführt, ohne dass ein konkretes Problem oder ein definierter Mehrwert dahintersteht. Besser ist es, den umgekehrten Weg zu gehen: Vom Problem über den Use Case und die Daten zur passenden Technologie.

Ein weiterer Fehler ist es, gleich mit zu großen Würfen zu beginnen. Wer das gesamte Unternehmen sofort mit KI transformieren möchte, riskiert Überforderung und Frustration. Erfolgreicher ist es, klein anzufangen, schnelle Erfolge („Quick Wins“) zu erzielen und daraus Schritt für Schritt zu lernen.

Auch das Thema Daten wird häufig unterschätzt oder auf später verschoben. Doch ohne qualitativ hochwertige, zugängliche und rechtssichere Daten kann keine KI-Lösung dauerhaft erfolgreich sein. Deshalb sollte die Datenarbeit immer als erstes Projektziel definiert werden.

Und nicht zuletzt scheitern viele Projekte schlicht an fehlendem Budget oder fehlenden Teams. Gerade im Mittelstand sind Ressourcen ein kritischer Engpass. Hier gilt es, frühzeitig zu planen, Verantwortlichkeiten klar zu benennen und Budgets realistisch zu hinterlegen. Wer diese Stolperfallen im Blick behält, hat deutlich bessere Chancen, die eigene KI-Strategie nicht nur zu starten, sondern auch erfolgreich umzusetzen.

Der Aufwand lohnt!

Eine gut durchdachte KI-Strategie hilft dabei, Ressourcen sinnvoll einzusetzen, indem sie aufzeigt, in welchen Bereichen oder Prozessen der Einsatz von KI wirklich einen Mehrwert bringt. Ohne eine solche Strategie besteht das Risiko, dass Zeit, Budget und Personal in wenig erfolgversprechende Projekte fließen, die nicht zum Unternehmenserfolg beitragen. Durch die gezielte Priorisierung der Projekte steigen die Chancen, schnell erkennbare und messbare Erfolge zu erzielen.
Eine gut entwickelte KI-Strategie ist also kein unnötiger Aufwand, sondern ein praktisches Werkzeug, das den Weg in eine vernetzte, datengetriebene und agile Zukunft ebnet. Wer frühzeitig startet, kann nicht nur Kosten senken und Prozesse optimieren, sondern auch neue Märkte erschließen und seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf diesem spannenden Weg mitnehmen.

Der Mittelstand hat damit alle Zutaten, um mit KI zu wachsen – Schritt für Schritt, realistisch und nachhaltig.

 

Antworten auf häufig gestellte Fragen zur KI-Strategie

 

Braucht jeder Mittelständler wirklich eine KI-Strategie?

Auch wenn nicht jede Firma sofort alle KI-Möglichkeiten ausschöpfen muss, hilft eine klare Strategie, Investitionen zielgerichtet einzusetzen und nicht den Anschluss zu verlieren.

Wie teuer ist die Umsetzung einer KI-Strategie?

Das variiert stark. Einführungskosten können gering sein, wenn mit kleinen Pilotprojekten gestartet wird. Langfristig lohnt sich die Investition durch Effizienzgewinne und neue Geschäftsmöglichkeiten.

Muss ich eigene KI-Experten einstellen?

Nicht zwingend. Viele Mittelständler arbeiten erfolgreich mit externen Partnern zusammen. Internes Know-how aufzubauen ist jedoch empfehlenswert, um langfristig selbst steuern zu können.

Wie lange dauert es, bis KI-Projekte Erfolge zeigen?

Der Zeitraum hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Manche Lösungen bringen nach Wochen Nutzen, andere entwickeln sich über Monate. Wichtig sind realistische Erwartungen und messbare Ziele.

Verliere ich durch KI Arbeitsplätze?

KI führt meist zu einer Verschiebung von Tätigkeiten. Routinetätigkeiten werden automatisiert, während Menschen sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

Welche Risiken gibt es bei der Einführung von KI?

Neben Kosten und Ressourcenbedarf sind rechtliche Aspekte (z. B. Datenschutz, EU-KI-Verordnung) zu beachten. Gleichzeitig gilt: Wer Standards frühzeitig umsetzt, kann Vertrauen und Wettbewerbsvorteile gewinnen.

Braucht es regelmäßige Schulungen zu KI?

Ja, denn da sich KI-Technologien schnell entwickeln, sollten Mitarbeitende kontinuierlich geschult werden. So bleibt das Team handlungsfähig und kann neue Anwendungen sicher und effektiv nutzen.