6 Social Media Routinen, die Ihnen Zeit sparen

Social-Media-Verantwortliche wissen: Die Arbeit umfasst zahlreiche Aufgaben und ist ziemlich zeitintensiv. Content Planung, Themenrecherche, Produktion von Inhalten, interne Abstimmungen, Anzeigenschaltung, Agenturkoordination, Interaktion, Vernetzung und Community Management sind nur einige der vielen Themen, die auf der täglichen Agenda stehen.

Es ist viel zu tun. Wir müssen uns auf das Wesentliche konzentrieren.
Aber das ist gar nicht so leicht, denn Social Networks sind per se so konzipiert, dass sie uns in ihren Bann ziehen. Sie sollen uns ablenken. Wir sollen so viel Zeit wie möglich mit ihnen verbringen und noch einen weiteren Beitrag anklicken, doch noch ein bisschen länger stöbern und auch noch das nächste Video ansehen.

Für Social Media Profis gehört der tägliche Klick in das Social Media Universum zum Tagesgeschäft und die Verlockung der Ablenkung ist groß. Neben den vielen ToDos, die jeden Tag zu erledigen sind und manchmal mehr Zeit beanspruchen als der Arbeitstag lang ist, droht zudem die Defokussierung und Ablenkung durch die Aufmerksamkeitsfalle Social Media. Was also tun?

Arbeiten Sie nicht härter, sondern strukturierter.

Routinen und strukturierte Abläufe helfen dabei, fokussiert zu bleiben. Sie entlasten unser Gehirn und schaffen kreativen Raum. Es ist also sinnvoll, Routinen in den Arbeitsalltag einzubauen und Prozesse, Strukturen und Automatisierung für bestimmte Abläufe zu etablieren.

Das klingt spießig und nach viel Bürokratie? Selbstverständlich sollen Sie sich nicht durch komplizierte Prozesse selbst im Weg stehen und das Bedienen von Tools oder Erfassen und Pflegen von Informationen darf nicht den Tag dominieren. Ein sinnvolles Maß an Struktur, Routine und Automatisierung schafft Ordnung, vermindert Fehler und schafft Freiträume.

6 Tipps für mehr Struktur im Social Media-Alltag

1. Tägliche Prozesse identifizieren und einplanen

Der erste Schritt für mehr Struktur ist das Zusammenstellen der Aufgaben. Es beginnt also mit einer Auflistung der Dinge, die tatsächlich regelmäßig auf dem Programm stehen. Am besten, Sie notieren über einige Wochen hinweg, was Sie gerade tun und wie lange es dauert: von der Themenrecherche über die Erstellung von Inhalten bis zum Telefonat mit den Kolleg:innen. So entsteht ein klares Bild der täglichen Aufgaben, Abhängigkeiten und Dauer der jeweiligen ToDo´s.

Tipp: Zur Erfassung der eigenen Arbeitszeit bietet der Markt unzählige hilfreiche und für Einzelkämpfer oder kleine Teams kostenfreie Apps und Tools, wie beispielsweise Clockify, Toggl oder TimeStatement.

Jetzt, da klar ist welche Aufgaben wann, wie häufig und mit welchem Zeitbudget anstehen, können sie gebündelt, kategorisiert, geordnet und zeitlich eingeplant werden. Folgende Tipps helfen bei der Strukturierung:

Meist erledigen wir die ToDos kreuz und quer. Das Bündeln gleichartiger oder aufeinander aufbauender Aufgaben steigert die Effizienz deutlich.
Wer kennt es nicht: Man sitzt an einer Aufgabe und plötzlich poppt eine E-Mail auf, die unsere Aufmerksamkeit auf sich zieht oder ein Kollege bringt neue Aufgaben. Wir lassen uns ablenken und unterbrechen. Allerding sollten Sie sich hier disziplinieren und Aufgaben „am Stück“ erledigen, denn ständige Unterbrechungen machen unproduktiv.
Sind vielleicht unbemerkt Aufgaben auf den eigenen Tisch gerutscht, die da eigentlich nicht hingehören? Dann delegieren Sie diese Arbeiten.

2. Aufgaben als Termine planen

Klassischerweise werden nur Besuche, Besprechungen oder Termine mit weiteren Personen im Kalender eingetragen. Aber der Arbeitstag besteht in der Regel nicht nur daraus, sondern aus einer Vielzahl an Aufgaben, für die dann die Zeit fehlt.

Setzen Sie sich für die täglichen Aufgaben Termine und vermerken diese auch idealerweise im Kalender. Einerseits ist ein Termin, der im Kalender steht, verbindlicher und wird nicht so einfach beiseitegeschoben, wie ein Task, der nirgends steht. Damit verhilft ein Kalendereintrag zur Selbstdisziplin. Andererseits sehen Kolleg:innen den Kalendereintrag und „zerreißen“ mit ihren Besprechungsanfragen nicht die Arbeitsphasen.

Tipp: Für die eigene Orientierung kann es hilfreich sein, die Kalendereinträge farbig zu markieren. Vergeben Sie Aufgaben beispielsweise eine andere Farbmarkierung als Präsenzterminen oder Deadlines. So ist auf einen Blick ersichtlich, was am Tag ansteht. Falls eine farbliche Markierung nicht möglich ist, können auch Kürzel oder Symbole zur Kennzeichnung verwendet werden.

3. Zeitlimit setzen

Der Kalendereintrag hat einen weiteren Vorteil: Die Aufgabe wird mit einem (bitte realistischen) Zeitlimit versehen, welches auch möglichst konsequent eingehalten werden sollte. Wir neigen nämlich dazu immer so lange zu brauchen, wie wir Zeit haben.

Das hat der britische Soziologe Cyril Northcote Parkinson Mitte der 1950er Jahre schon erkannt und im britischen Wirtschaftsmagazin „The Economist“ als sarkastischen Beitrag zum Thema Verwaltung formuliert: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maße aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht.“

Natürlich ist es gar nicht immer so einfach, die richtige Länge für einen Task festzulegen. Hier hilft die Zeiterfassung, die zu Beginn erfolgte und natürlich Erfahrungswerte und Schätzungen. Bemessen Sie den Zeitaufwand nicht zu knapp, denn das demotiviert und am Ende des Tages stapeln sich plötzlich unerledigte Arbeiten.

4. Aufgaben sinnvoll automatisieren

Wäre es nicht großartig, würden sich bestimmte Aufgaben von selbst erledigen? Das geht. Gerade im Social Media-Bereich lassen sich einige Aufgaben mithilfe von Tools bequem automatisieren. Das spart jede Menge Zeit und Sie können sicher sein, dass diese Aufgabe wie gewünscht erledigt wird.

Beispielsweise bietet der Markt unzählige kostenpflichtige (z. B. Swat.io) und kostenfreie Tools (z. B. Hootsuite Free Tarif), die Beiträge in unterschiedlichen Social Networks verteilen. Oder Helferlein, wie IFTTT, die Arbeitsprozesse digitalisieren, indem Sie beispielsweise festlegen „Wenn ich mein Profilbild in Facebook ändere, dann ändere es auch in Twitter“. Und natürlich auch Tools, die beim Monitoring unterstützen und automatisiert das Social Web überwachen.

Automatisierung ist aber kein Allheilmittel. Folgendes ist zu beachten:

Sinnhaftigkeit: Die Automatisierung muss sinnvoll sein.
Vorbereitung: Automatisierung bedeutet Vorarbeit: Die automatisierten Prozesse müssen vorab sauber definiert und entsprechende Tools recherchiert und implementiert werden.
Interaktion: Social Media lebt von Interaktion, Kommunikation und Kontakt zum User. Wenn Beiträge gepostet werden, erfolgen ggf. Kommentare und Reaktionen, die im Blick behalten werden müssen.
Aktualität: Vorgeplante Beiträge müssen dennoch an tagesaktuelle Geschehnisse und Krisen angepasst werden. Ein Negativbeispiel gefällig? Noch Stunden nach dem tragischen Absturz der Germanwings-Maschine gingen Beiträge raus wie “Mit uns fliegen Sie sorgenfrei in den Urlaub” oder “Heute ist ein wunderbarer Tag, was machst du daraus?”.

5. Morgens wichtige Entscheidungen treffen

Hirnforscher gehen davon aus, dass wir pro Tag rund 20.000 (mehr oder weniger komplexe und wichtige) Entscheidungen treffen. Da ist es nicht verwunderlich, dass wir im Laufe des Tages „entscheidungsmüde“ werden. Wichtige Entscheidungen sollten demnach am Morgen gefällt werden, denn da ist unser geistiger Akku noch voll. Unsere Entscheidungen sind dann präziser und durchdachter.

Amazon-Chef Jeff Bezos setzt beispielsweise Besprechungen, die ihn geistig fordern, stets vor dem Mittagessen an und lässt alle Meetings, in denen wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen, zwischen 10.00Uhr und 12:00 Uhr stattfinden.

Planungs- und Redaktionsmeetings sowie Termine, die bedeutsame Entscheidungen beinhalten, gehören also an den Tagesbeginn.

6. ToDo-Listen nutzen

Eine erledigte Aufgabe abzuhaken ist ein tolles, geradezu befreiendes Gefühl. Aber das allein ist nicht der einzige Grund, weswegen Sie unbedingt Checklisten oder ToDo-Pläne in Ihren Alltag einbauen sollten.

Schon das Erstellen einer ToDo-Liste ist vorteilhaft. Wir beschäftigen uns nämlich mit den Aufgaben, durchdenken und strukturieren sie ganz automatisch. Einmal angelegt, können ToDo-Listen vor allem für widerkehrende Arbeiten und Routinetätigkeiten genutzt werden.

Checklisten/ToDo-Listen …

sparen Zeit, gerade bei (in größeren Abständen) wiederkehrenden Aufgabenreduzieren
reduzieren Fehler und geben Sicherheit
helfen, nichts Wichtiges zu vergessen
sind ideal, um neue Mitarbeiter:innen einzuarbeiten und Aufgaben zu delegieren
dokumentieren wertvolles Wissen
gewährleisten gleichbleibende Qualität
strukturieren Abläufe und geben eine Planungsübersicht
zeigen Bearbeitungsstatus und Fortschritte auf
verhindern Doppel-Arbeiten

Gerade bei der Social Media Planung oder auch bei der Vorbereitung von Redaktionssitzungen eignen sich Checklisten, um nichts und niemanden zu vergessen. Eine ToDo-Liste kann Sie aber auch perfekt auf den Tag vorbereiten, indem Sie früh die wichtigsten Aktivitäten für den Tag zusammenstellen und strukturiert abarbeiten.

Tipp: Wer Excel nicht mag, kann auf eine Vielzahl an kostenfreien Tools zurückgreifen, wie beispielsweise Evernote, Asana oder Todolist.

Sind Routinen spießig und sorgen für Langeweile?

Routinen machen den Arbeitstag vorhersehbar und lassen schnell Langeweile einkehren, möchte man meinen. Aber tatsächlich schaffen sie Freiraum für Kreativität, denn sie sorgen dafür, dass ein Teil des Tagesgeschäfts als alltäglicher Automatismus wie von selbst funktioniert. Die eingesparte Zeit und Energie können wir in Kreativprozessen freisetzen.

Fazit

Social Media ist „always on“, zeitintensiv und vollgepackt mit Aufgaben, die meist superschnell erledigt werden müssen. Wir brauchen also ein System, mit dem wir den turbulenten Arbeitsalltag organisieren können und trotzdem genügend Zeit für Kreatives, Neues, Schönes und uns selbst schaffen.

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