Marketing- und Kommunikationsbudgets müssen i.d.R beantragt werden. Erst nach Freigabe kann über die Mittel verfügt und mit der Aktivtätenplanung begonnen werden.
Die Erstellung eines Budgetantrags ist ein entscheidender Schritt, um Geldgeber und Entscheider von Ihrem Marketing- oder Kommunikationskonzept zu überzeugen. Mit der richtigen Vorlage für den Budgetantrag können Sie Ihre Ausgaben klar strukturieren und die notwendigen Informationen präzise darlegen. Und dann klappt´s auch mit der Freigabe.
Vor dem Antrag steht der Budgetplan
Die Planung der Ausgaben steht natürlich vor dem Antrag und der Freigabe.
Sie müssen also zunächst Ihren Marketing- oder Kommunikationsplan erstellen. Dieser dient als Grundlage für die finanzielle Planung und legt fest, welche Ziele das Unternehmen mit welchen Marketingaktivitäten erreichen möchte. Durch diese Planung können die für die Aktivitäten benötigten Ressourcen abgeschätzt werden, sei es Personal oder Kosten für Materialien, Agenturgebühren oder andere Ausgaben.
Diese Kalkulation bildet die Grundlage für die Festlegung eines Budgets, das die geplanten Aktivitäten unterstützt. Ihr Budget ist somit keine wage Schätzung, sondern fußt auf einem soliden Fundament.
Den fertigen Budgetplan sollten Sie mit sämtlichen Angaben in Ihren Budgetantrag übernehmen. Zusätzlich beschreiben Sie dort das Kommunikationsvorhaben und die Ziele, die damit erreicht werden sollen, damit der Entscheider einschätzen kann, ob der aufgeführte Budgetbedarf auch gerechtfertigt und in realistischer Höhe aufgeführt ist.
Vorbereitung: Kenne Deine Geldgeber
Bevor Sie Ihren Budgetantrag stellen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Geldgeber und damit die Personen, denen Sie Ihren Budgetbedarf vorlegen, genau zu kennen. Eine gründliche Vorbereitung ermöglicht es Ihnen, Ihre Argumente überzeugend darzulegen und potenzielle Fragen oder Bedenken frühzeitig anzusprechen.
Budgets persönlich vorstellen oder reicht eine E-Mail?
Die E-Mail mit dem Antrag auf Budgetfreigabe im Anhang ist sicher schnell verschickt. Die persönliche Vorsprache ist aber immer die bessere Wahl. Denn im persönlichen Gespräch können Sie Fragen vorwegnehmen, Einwände geschickt entkräften, Unklarheiten sofort besprechen und auch die bloßen Zahlen clever argumentieren und Ihre geplanten Budgets besser verkaufen.
Der Budgetantrag
Ein Budgetantrag ist ein formeller Antrag, mit dem Sie offiziell finanzielle Mittel für die Umsetzung Ihres Marketing- oder Kommunikationskonzeptes beantragen.
Im Folgenden finden Sie eine allgemeine Vorlage für einen Budgetantrag. Sie können diesen als Grundlage verwenden und an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Diese können von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein.
Grundsätzlich sollte Ihr Budgetantrag regen:
- Was genau soll erreicht werden?
- Für welchen Zeitraum wird geplant?
- Welche Ressourcen sollen eingesetzt werden?
- Bis wann muss eine Freigabe der Mittel erfolgt sein?
Mustervorlage
1. Deckblatt:
Das Deckblatt enthält allgemeine Informationen, wie:
- Informationen zum Antragsteller,
- dem Empfänger,
- der Version und dem Erstellungsdatum
- Titel: Budgetantrag für [Ihr Vorhaben]
2. Management Summary:
Das Management-Summary liefert eine prägnante Zusammenfassung Ihres Antrages. Es dient dazu, die wichtigsten Ergebnisse, Erkenntnisse und Empfehlungen klar und kurz darzustellen, damit Manager schnell einen Überblick über die relevanten Informationen erhalten können, ohne den gesamten Bericht lesen zu müssen. Fassen Sie sich hier kurz. Typischerweise ist das Summary nicht länger als eine Seite oder höchstens ein paar Absätze.
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Sehr geehrte Damen und Herren [oder der Name des Budgetgenehmigers], hiermit stelle ich formell einen Budgetantrag für [Ihr Projekt] - Budgetbedarf: [Summe einfügen] |
3. Beschreibung des Vorhabens:
Beschreiben Sie das Projekt/Abteilung/Initiative klar und prägnant. Geben Sie den Zeitraum an und erläutern Sie den Zweck, die Ziele und den erwarteten Nutzen. Legen Sie Ihren Marketing- oder Kommunikationsplan dar.
4. Budgetübersicht:
Geben Sie einen detaillierten Überblick über den Finanzbedarf. Unterteilen Sie die Kosten in verschiedene Kategorien, z. B. Personal, Ausrüstung, Materialien, Ausbildung, ggf. Kampagnen, Produkte, usw.
5. Erwartete Ergebnisse:
Beschreiben Sie die erwarteten Ergebnisse und Ziele und wie diese den Gesamterfolg der Organisation beeinflussen werden. Wenn Sie die Kosten mit den Zielen verknüpfen, ist es wahrscheinlicher, dass Ihr Budgetantrag genehmigt wird.
6. Alternativen und Risikomanagement:
Zeigen Sie alternative Lösungen auf, falls das Budget nicht in vollem Umfang gewährt werden kann. Diskutieren Sie auch mögliche Risiken und wie diese gehandhabt werden.
7. Freigabe:
Schreiben Sie auf, bis wann die Budgetfreigabe erfolgen muss.
Fassen Sie die wichtigsten Punkte noch einmal in einem kurzen Satz zusammen und betonen Sie den Nutzen der Investition für die Organisation.
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Freigabe erbeten bis [Datum] Budget genehmigt [ja/Nein/Unterschrift] |
Wir wünschen viel Erfolg für Ihre Budgetpräsentation!
Mit einem gut strukturierten und professionellen Budgetantrag wird Ihnen dies mit Sicherheit auch gelingen.
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