Smart in den Urlaub starten: Tipps für Social-Media-Manager

Urlaub dient der Entspannung. Aber wie soll das gelingen, wenn man als One-Man-Show die Social Media Accounts des Unternehmens betreut? Schließlich soll man kontinuierlich Inhalte posten, keine Pausen entstehen lassen und die Community erwartet zudem Echtzeit-Dialoge.

Wer kümmert sich also um die Social-Media-Kanäle in ihrer Abwesenheit und wie gelingt ein entspannter Urlaub?

Wir haben einige bewährte Tipps und Strategien zusammengestellt, um auch während des Urlaubs die Kontrolle über die Online-Präsenz zu behalten und gleichzeitig erholsame Ferientage zu genießen.

Content vorplanen & Automatisierung nutzen

Ja, Social Media ist ein Medium, das für seine Echtzeit-Interaktion und spontane Einblicke bekannt ist. Es mag paradox erscheinen Inhalte vor dem Urlaub vorzubereiten und sie dann automatisiert zum Wunschtermin auszuspielen. Aber für den Urlaub ist das schonmal okay. Für die Vorausplanung eignen sich besonders Evergreen-Inhalte, die zeitlos sind und die unabhängig von aktuellen Trends oder Ereignissen relevant bleiben.

Hier einige Ideen für Themen, die sich besonders gut für die Vorausplanung eignen:

• Geschichten und Hintergrundinformationen zur eigenen Marke, wie beispielsweise Entstehungsgeschichte, Werte oder Projekte bieten zeitlose Einblicke.
• Feier- und Thementage sowie saisonale Inhalte: Feiertagsgrüße oder beispielsweise ein leckerer Rezeptvorschlag zu beginn der Spargelsaison, sind wunderbar integrierbar.
• FAQs und Kundenfeedback: Inhalte, die häufig gestellte Fragen beantworten oder Kundenfeedback und Testimonials präsentieren, können super im Voraus geplant werden und bieten trotzdem einen Mehrwert für die Leserschaft.
• Tipps, Tricks und Anleitungen funktionieren ebenfalls immer und sind recht zeitlos.

Zur Vorausplanung nutzen Sie am besten Tools wie Buffer oder HubSpot. Hier können an zentraler Stelle Beiträge für verschiedenen Plattformen gleichzeitig vorgeplant und automatisiert veröffentlicht werden. Mittlerweise kann man aber auch in den meisten Social Networks Beiträge vorplanen, wie beispielsweise bei Facebook oder LinkedIn. Ein externes Tool ist nicht von Nöten.

Vertretung organisieren & klare Prozesse festlegen

Sie arbeiten im Team? Wunderbar. Dann ist es sinnvoll eine Person als Vertretung zu benennen und so einzuarbeiten, dass diese sie in Ihrer Abwesenheit vertreten kann. Idealerweise erstellen Sie Evergreen-Content bereits im Vorfeld und lassen durch Ihre Vertretung lediglich tagesaktuelle Posts ergänzen. Damit ist auch Ihre Vertretung entlastet.

Gibt es kein Social Media Team, wird es schon schwieriger. Prüfen Sie, ob es im Unternehmen dennoch eine Person gibt, die sich vielleicht nicht vollumfänglich um Ihre täglichen Aufgaben kümmern kann, aber zumindest eine Überwachung der Kanäle übernimmt. So können trotz Ihrer Abwesenheit Nachrichten beantwortet werden und bei möglichen Krisen kann schnell gehandelt werden.

Legen Sie klare Zuständigkeiten und Prozesse fest, um sicherzustellen, dass Ihre Vertretung genau weiß, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Vorgaben dabei einzuhalten sind. Je besser die Übergabe und Einführung, desto wahrscheinlicher, dass Ihre Social-Media-Standards auch in Ihrer Abwesenheit eingehalten werden. Außerdem gibt es Ihrer Vertretung Sicherheit und entlastet Sie.

Notfallplan erstellen

Krisen nehmen keine Rücksicht auf Ihre Urlaubsplanung. Sie können nach Feierabend entstehen, an Wochenenden und auch während Ihres Urlaubs. Allerdings muss im Krisenfall schnell gehandelt werden, denn Informationen verbreiten sich in Social Media in sekundenschnelle. Was gut für Ihre Markenkommunikation ist, ist im Krisenfalle ungünstig. Wird nicht schnell eingegriffen, kann sich die Krise unkontrolliert verbreiten und eine Marke nachhaltig schädigen.

Ein Notfallplan muss also her. Er ist wie eine Versicherung für unerwartete Ereignisse während Ihrer Abwesenheit.
Definieren Sie mögliche Krisenszenarien, wie zum Beispiel negative Kommentare oder technische Probleme, und erstellen Sie klare Schritte und Maßnahmen, die in solchen Fällen unternommen werden sollten. Dazu gehört auch die Benennung einer Notfallkontaktperson oder eines Teams, die sofort informiert werden müssen und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um die Situation zu lösen und Schaden von Ihrer Marke abzuwenden.

Monitoring und Alerts während der Abwesenheit

Um negative Kommentare, Krisen oder andere Rückmeldungen schnell zu erkennen, müssen die eigenen Kanäle und Erwähnungen im Social Web beobachtet werden.
Auch im Urlaub ist es wichtig, einen Überblick über die Aktivitäten auf den eigenen Social-Media-Kanälen zu behalten. Nutzen Sie am besten Monitoring-Tools, die Ihnen Benachrichtigungen senden, wenn bestimmte Schlüsselwörter oder Ereignisse auftreten. Diese Alerts ermöglichen es Ihnen oder Ihrer Vertretung, schnell zu reagieren, falls dringende Aufmerksamkeit erforderlich ist.

Abwesenheitsnotiz veröffentlichen

Eine Abwesenheitsnotiz für die E-Mails, das ist klar. Aber für Social Media?
Tatsächlich kann man durchaus auch der Community die Abwesenheit ankündigen. Und das nicht nur in Gruppen oder Foren, sondern auch in Unternehmensaccounts.

Wie wäre es beispielsweise mit einem solchen oder ähnlichen Post?

Wir möchten euch informieren, dass sich unser Social Media-Team in den kommenden Wochen in einer wohlverdienten Pause befindet. Während dieser Zeit wird es etwas ruhiger auf unseren Kanälen zugehen.
Keine Sorge! Falls ihr spezifische Anliegen habt oder Unterstützung benötigt, steht euch unser Kundenservice-Team gerne zur Verfügung. Kontaktiert sie unter [Kontaktinformationen].

KI-basierte Chatbots einsetzen

Damit die Nachrichten der Nutzer nicht ins Leere laufen, kann KI zum Einsatz kommen. KI-Chatbots können in Social Networks integriert werden und liefern automatisiert sofortige Antworten auf häufig gestellte Fragen oder erledigen einfache Aufgaben.

Backup-Inhalte erstellen

Zuletzt, aber nicht weniger wichtig, sollten Sie Backup-Inhalte erstellen, die im Notfall verwendet werden können. Dazu gehören vorgefertigte Beiträge, die flexibel eingesetzt werden können, wenn geplante Inhalte nicht veröffentlicht werden können oder zusätzliche Inhalte erforderlich sind. Nach der Rückkehr aus dem Urlaub sind solche bereits vorbereiteten Inhalte ebenfalls ein Segen. Denn wer kennt es nicht: Nach der Rückkehr quillt das Postfach über und es gibt viele Aufgaben zu erledigen. Umso besser ist es, wenn zumindest für die ersten Tage nach dem Urlaub bereits Inhalte bereitstehen, auf die zurückgegriffen werden kann.

Mit einer guten Vorbereitung und klarer Kommunikation können Sie beruhigt in den Urlaub fahren. Denn wenn Sie sich gut vorbereiten und mit allen Beteiligten klare Absprachen treffen, können Sie sich entspannt zurücklehnen und die Zeit ohne ständige Social-Media-Gedanken genießen.