Wie viel Zeit muss ich eigentlich für meine Social Media Arbeit einplanen?

Social Media Arbeit kostet Zeit. So viel ist klar. Doch die Frage, wie viel Zeit man konkret für Social Media Arbeit einplanen sollte, ist komplexer, als es auf den ersten Blick scheint.

Es ist wichtig, sich mit der Frage des Zeit- und Ressourcenaufwands auseinanderzusetzen. Im Idealfall bereits, bevor die operative Social-Media-Arbeit startet. Denn stehen zu wenige Ressourcen zur Verfügung, bleiben die gesetzten Ziele schnell unerreicht und Chancen verpasst. Welche Zeiten wofür eingeplant werden müssen und wie viel Zeit das Social Media Management kostet, das klären wir in diesem Beitrag.

Aufgaben im Social Media Management: Was steht an?

Was macht ein Social Media Manager eigentlich den ganzen Tag? Diese Frage steht am Anfang der Zeitplanung. Und tatsächlich gibt es viel mehr zu tun, als man denkt. Denn neben den sichtbaren Aufgaben wie dem Auftreten als Protagonist in einem Reel und dem Erstellen von Posts gibt es auch viele „versteckte“ Aufgaben, die einen Großteil des Arbeitstages ausmachen.

Ein wesentlicher Bestandteil der Social Media Arbeit ist die kontinuierliche Erstellung und Planung von Inhalten. Dazu gehört nicht nur die textliche, sondern auch die visuelle Gestaltung in Form von Grafiken, Videos oder Infografiken. Jeder Beitrag muss sorgfältig auf die jeweilige Zielgruppe und die spezifischen Anforderungen der Plattform abgestimmt werden, um eine maximale Resonanz zu erzielen. Dazu muss die Zielgruppe im Vorfeld genau analysiert werden.

Auch die inhaltliche Recherche ist ein wichtiger und zeitintensiver Teil: Trends, Hashtags, Quellen, Branchenthemen und aktuelle Diskussionen müssen entdeckt und aufgegriffen werden.

Natürlich gehören strategische Vorarbeiten und die Auseinandersetzung mit rechtlichen Fragen, Wettbewerbsaktivitäten und neuen sozialen Netzwerken zum Brot-und-Butter-Geschäft. Oft müssen auch Dienstleister oder Partner koordiniert werden. Das können Agenturen, Freelancer oder Influencer sein.

Ohne das Schalten von Anzeigen geht es heutzutage kaum mehr. Das Erstellen, Platzieren, Optimieren und Auswerten von Social Media Werbekampagnen gehört daher ebenfalls zu den Aufgaben des Social Media Teams.

Eine ebenso wichtige Rolle spielt das Community Management. Es beinhaltet das aktive Engagement mit der Community durch die Beantwortung von Kommentaren, Nachrichten und Feedback. Dabei geht es nicht nur um die Pflege der Kundenbeziehungen, sondern auch um die Steigerung der Interaktionsrate und die Förderung einer positiven Markenwahrnehmung.

Ein weiterer zentraler Aspekt des Social Media Managements ist das Monitoring und die Analyse von Leistungsdaten. Durch die regelmäßige Erhebung und Auswertung wichtiger Kennzahlen können Social Media Manager den Erfolg ihrer Strategien messen, Schwachstellen identifizieren und gezielt optimieren.

Versteckte Aufgaben im Social Media Management

Neben den offensichtlichen Aufgaben gibt es einige, die häufig übersehen werden.

So sind Social Media Teams beispielsweise auch für den internen Wissenstransfer zuständig. Sie erstellen Social Media Guidelines oder planen und führen Mitarbeiterschulungen zu Social Media Basics oder Plattformänderungen durch. Sie sind Ansprechpartner bei Fragen. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb sein LinkedIn-Profil aktualisieren möchte und nicht genau weiß, wie.

Die Tool-Landschaft ist schnelllebig. Ständig kommen neue Tools auf den Markt. Dabei geht es nicht nur um neue soziale Netzwerke, sondern auch um Tools zur Erstellung von Inhalten, zur Analyse oder um KI-Tools, die die Arbeit erleichtern. Diese Tools müssen gesichtet und ausprobiert werden. Social Media Manager müssen am Ball bleiben und den Markt kennen.

Manchmal muss mit Spam und Trollen umgegangen werden und auch Krisenmanagement spielt eine Rolle in der täglichen Social Media Arbeit. Dabei geht es nicht nur um das akute Krisenmanagement, sondern auch um den zeitlichen Aufwand für die Vorbereitung, die Erstellung von Krisenhandbüchern und präventive Maßnahmen.

Wie viel Zeit wofür?

Als Social Media Manager hat man viele Hüte auf – von der kreativen Planung von Inhalten bis hin zur strategischen Analyse. Doch wie sieht der typische Zeitaufwand für die verschiedenen Aufgaben aus? Vorab: Natürlich hängt der konkrete Zeitaufwand immer davon ab, wie viele soziale Netzwerke ein Unternehmen betreut, welche Art von Inhalten erstellt werden und wie die Strategie aussieht. Klar ist, dass die Erstellung eines YouTube-Videos aufwändiger ist als ein schneller Post auf X. Und die Betreuung mehrerer Kanäle nimmt mehr Zeit in Anspruch als die Betreuung eines einzigen Social Networks.

Die folgenden Zeitangaben sind als Richtwerte zu verstehen:

1. Inhaltsplanung und -erstellung (ca. 16 Stunden pro Woche):

Bei der Social-Media-Arbeit stehen selbstverständlich die Inhalte im Mittelpunkt, die entwickelt und geteilt werden. Dazu gehören die Ideenfindung, das Verfassen von Texten, die Erstellung von Grafiken und Videos sowie die Planung der Veröffentlichungszeitpunkte.

2. Content Distribution (ca. 2-3 Stunden pro Woche):

Sobald die Inhalte erstellt sind, müssen sie veröffentlicht werden. Idealerweise zur richtigen Zeit im richtigen sozialen Netzwerk. Ergänzt werden sie durch wichtige Hashtags, CTAs und Bilder im richtigen Format.

3. Community-Management (ca. 5-6 Stunden pro Woche):

Für den Aufbau von Engagement und Kundenbindung ist die direkte Interaktion mit der Community entscheidend. Dazu gehört es, Kommentare zu beantworten, Probleme zu lösen und Kundenanfragen zu beantworten.

4. Analyse und Reporting (ca. 3-4 Stunden pro Woche):

Ohne Daten tappt jede Social-Media-Strategie im Dunkeln. Der Verantwortliche verbringt Zeit damit, die Leistung der Beiträge zu analysieren, wichtige Metriken zu verfolgen und regelmäßige Berichte zu erstellen, um den Erfolg der Kampagnen zu messen. Auf Basis der Messergebnisse wird anschließend optimiert.

5. Meetings und Abstimmungen (ca. 3 Stunden pro Woche):

Social Media ist kein isoliertes Thema. Um Ziele und Ausrichtung der Kampagnen abzustimmen, sind regelmäßige Treffen mit Marketingteams, der Geschäftsführung und anderen Stakeholdern notwendig. Darüber hinaus lassen sich im Team Ideen viel besser entwickeln als allein.

6. Strategieentwicklung und Planung (ca. 2 Stunden pro Woche):

Zu den wöchentlichen Aufgaben gehören Redaktionssitzungen, in denen konkret besprochen wird, welche Inhalte wann und von wem veröffentlicht werden. Die strategische Planung wird in der Regel einmal jährlich durchgeführt und verabschiedet. Mehrmals im Jahr werden zudem gesonderte Kampagnen geplant.

7. Recherche und Trendanalyse (ca. 4 Stunden pro Woche):

Um relevant zu bleiben, ist es wichtig, neue Trends zu erkennen, Veränderungen in der Branche zu verstehen und die Strategie entsprechend anzupassen. Und das kostet Zeit.

8. Schulungen und Weiterbildung (ca. 2 Stunden pro Woche):

Die Medienwelt ist dynamisch. Kontinuierliche Informationsbeschaffung und Aus- und Weiterbildung helfen Social-Media-Managern, auf dem Laufenden zu bleiben und innovative Ansätze zu entwickeln.

9. Krisenmanagement (ca. 2 Stunden pro Woche):

Zum Social-Media-Management gehört auch die Erstellung von Krisenplänen. Darüber hinaus muss das Social Web nach kritischen Stimmen durchsucht werden. Erscheinen kritische Beiträge, müssen diese im Sinne einer guten Krisenkommunikation adäquat beantwortet werden.

Zeitfresser im Social Media Management und wie man ihnen begegnet

Wir alle kennen Zeitfresser. Das sind Aufgaben, die mehr Zeit in Anspruch nehmen als nötig. Die gute Nachricht: Meist lassen sie sich durch gezielte Maßnahmen beseitigen oder zumindest deutlich reduzieren.

Folgende Maßnahmen haben sich bewährt:

Erstellung eines Redaktionsplans: Ein strukturierter Redaktionsplan ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Social-Media-Strategie. Wenn im Voraus geplant wird, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt veröffentlicht werden sollen, fördert dies nicht nur die Kreativität, sondern minimiert auch das Risiko spontaner Reaktionen, die viel Zeit in Anspruch nehmen können.

Nutzung von Automatisierungstools: Tools zur Planung und Automatisierung von Beiträgen sind wahre Zeitretter. Sie ermöglichen es, Beiträge im Voraus zu erstellen und automatisch zu veröffentlichen. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass Beiträge zu Zeiten veröffentlicht werden, in denen weniger Zeit dafür zur Verfügung steht.

Prioritäten setzen: Es ist leicht, sich von der Vielzahl der Social-Media-Plattformen zu verlieren. Fokussieren Sie sich daher auf die Kanäle, die für Ihre Zielgruppe am relevantesten sind, und konzentrieren Sie Ihre Bemühungen dort. Eine strukturierte Planung im Vorfeld erleichtert das Setzen von Prioritäten und hilft, den Fokus auf die wesentlichen Dinge zu legen.

Zeitlimits setzen: Social Media kann eine echte Zeitfalle sein, wenn man nicht aufpasst. Setzen Sie sich klare Zeitlimits für Recherchetätigkeiten oder die Überprüfung der Kanäle, um Ablenkungen zu minimieren und produktiver zu arbeiten.

Analyse und Optimierung: Überprüfen Sie regelmäßig die Performance Ihrer Social-Media-Aktivitäten. Identifizieren Sie, welche Inhalte gut funktionieren und welche nicht, und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an, um die Effizienz kontinuierlich zu steigern. Es ist schließlich wenig zielführend, viel Zeit in erfolglose Aktionen zu investieren.

Meetings: Nicht nur im Social-Media-Marketing, sondern generell können Meetings ganz schön zeitraubend sein. Setzen Sie deshalb stets eine klare Agenda, legen Sie ein Zeitlimit fest und laden Sie nur die Personen ein, die für das Meeting wirklich wichtig sind.

Zeit richtig eingesetzt bringt Social Media Erfolg

Die für Social-Media-Arbeit einzusetzende Zeit hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Unternehmensziele, Zielgruppen und gewählte Plattformen. Ein strategisches Vorgehen, das auf einer gründlichen Analyse und Planung basiert, kann die Effizienz steigern und die Wirksamkeit der Social-Media-Maßnahmen maximieren. Studien zeigen, dass Unternehmen, die Zeit in die Entwicklung einer klaren Strategie investieren und Automatisierung nutzen, ihre Produktivität und ihren Erfolg erheblich steigern können. Wenn Sie die genannten Tipps anwenden und Ihre Vorgehensweise kontinuierlich optimieren, können Sie Ihre Social-Media-Präsenz gezielt ausbauen und langfristig erfolgreich gestalten.